尽管目前招标文件在制作时，第一页会设有“告投标人书”，提醒投标人在制作投标文件时注意“减负”，但是在实际操作中，相关人员在审阅投标文件时，经常发现投标人的投标书的页数、内容、设计等差异很大。比如，有的投标文件，商务标和技术标的页数有1000多页、内容多有重复、设计过于精致。那么，如何能在不影响投标效果的前提下为投标文件“减负”呢？
一、制作投标文件要紧抓关键点
投标人在制作投标文件时，一定要仔细阅读招标文件的要求，分清主次，抓住重点。投标文件的技术标应针对该项目的采购需求和技术要求，主要针对关键技术、工艺，避免把标准、规范、规程等具体内容载入技术标中；商务标要特别注意资格条件要求、实质性响应要求、星号条款、无效标条款以及评标办法等。
在实际操作中，资格条件要求、实质性响应要求、星号条款或无效标条款很重要，若投标文件没有提供有关资格证明或实质性响应，就会被认为是重大偏差，评标委员会将其判为无效投标。
评标办法中的有关评标因子，一定要在投标文件中提供相关资料，因为评标委员会是完全按招标文件的评标办法打分的，同时也只能依据投标文件打分，不能寻求外部证据。若投标人没有提供就会失分。有些投标人电子投标书页数很多，设计也很精美，内容也齐全，但却把很多不要的内容（比如不参与打分的内容）统统放进投标文件，却遗漏很重要的、不该遗漏的内容。
例如，某服务类采购项目，某家服务单位很受采购人青睐，投标价格也不高，投标文件做得很厚，设计也很精美，但投标人没有仔细阅读资格条款中“1、投标文件中由法定代表人授权代表签字（或盖章）的情况下，应按招标文件规定格式提供法定代表人授权委托书；2、按招标文件要求提供被授权人身份证，否则被视为非实质性响应”，投标时遗漏了重要的实质性内容，没有提供法定代表人授权委托书，在资格性审查时被判为无效投标。投标人完全可以本着精简原则，将招标文件中所提到的要求罗列即可，没必要增加与投标关系不大的内容。
二、细节梳理
在制作标书时，简单梳理投标文件中比较重要的、不能遗漏的内容：
一是注意招标文件的资格要求。招标文件要求的投标人资格条件是资格审查的内容，在投标文件中一定要提供。
二是注意招标文件的资格响应表和实质性响应表中的内容。资格响应表和实质性响应表中的内容属于无效标条款，如果没有实质性响应，就会被视为无效投标。
三是注意政策功能的有关内容。为体现政府采购的政策功能，招标文件和评标办法中都会包括一些政策性条款。投标文件中一定要把有关的证书放进去，否则就无法有加分等优待。
四是注意仔细阅读招标文件。搞清核心产品，精读评标办法，弄清打分因子，研究投标对策，把相关内容放进标书，以便不被判为无效标，评标委员会按评标办法打分时也不至失分。
投标文件的技术标应针对空调项目的采购需求和技术要求，针对需求的关键技术、进度、重点、难点等，避免把标准、规范、规程、工法的具体内容载入技术标中，以简化投标文件。
三、优化招投标文件及环境
以上问题在实践操作中容易出现，投标人应高度重视，千万不要忽视投标书的细节，但也没必要面面俱到。投标文件的“重量”，不仅增加供应商的成本，也增加了评标专家的劳动强度。建设节约型政府采购环境，投标文件“减负”是大势所趋。
当然要简化投标文件不能光靠投标人，也要靠监管单位，招标机构等主体，共同来优化政府采购营商环境。
一是优化招标文件模板，精简投标人提供的相关材料。对于投标人不必要提供的内容和资料，在招标文件中删去。
二是完善和拓展政府采购平台功能，充分利用数据库信息，对于每个项目都通用的投标人资料，比如基本情况表，资质，无违法记录承诺、类似业绩等资料，可以利用信息平台采集的功能，自动采集生成，录入政府采购平台信息后，一次输入多次管用，不必要每次投标都重复提供，减轻投标企业负担，简化投标文件。